ビジネス文書Part1

こんにちは～☀☂☁

　本日のテーマは「ビジネス文書 part1」です！みなさん、ビジネス文書って何か知っていますか？本日は特にビジネス文書の必要性や目的といったものについてお話しようかなと思います。これから先、社会で働くときはもちろん、就活で会社・企業にメールなどを送る時にも役に立つと思うので、ぜひ読んでみてください('ω')

　まずビジネス文書とは、仕事を円滑に進めるために必要となる情報、進捗の状況、課題や問題、アイデアやプラン等を主に組織で理解・共有し合うためのものです。口頭での情報共有だとどうしても言い間違えたり、聞き間違いをしてしまうことがあります(>_<)それだと不便なので、正しい情報を伝達し、保存するためにも文書として残しておくのがベストと言えるでしょう。

それではビジネス文書の目的について詳しくお話します！

• ビジネス情報を正確に伝える

　会社の内外を問わず、ビジネス上の事実や事柄などの情報を、正確に、簡潔に伝えることです。文書で正しく伝えることで、情報を送る側と受け取る側が、同じ認識をもって仕事を円滑に進めることができます。

• 読み手に行動を起こさせる

　情報を発信することで、読み手に、書き手が期待する行動を起こさせることです。通常、ビジネス文書は、ビジネスを進める上で、読み手に行動してもらうために発信します。だから、誰が読んでもすぐに何をするべきなのかがわかる文書でないとダメだということですね( ..)φ

• 書き手と読み手をつなぐ

　読み手を尊重する表現を用いたり、やりとりしたりすることそのものが、好感を生み、書き手と読み手との間に良い関係をつくっていきます。適切な言葉づかいや、場合によっては自分の気持ちを一言添えることで、読み手に書き手の気持ちが伝わるのではないでしょうか？

• 記録する

　約束事や事実などを口頭ではなく、文字情報として記録・保存することで、信頼できる証拠にできます。口頭での情報は、どうしても時間の経過とともに忘れていってしまい、曖昧になってしまいます。文書になっていれば、時間が経過しても正確な内容を確認することができます。

　ビジネス文書は自分自身だけではなく、自分が勤める会社の信用にもつながります！

次回「ビジネス文書 part2」では、実際にビジネス文書の書き方についてお話します('◇')ゞぜひ来週もお付き合いください✎

【今日のまとめ】