ビジネス文書Part2

こんにちは~☀☂☁

最近とても暑くなってきましたねι(´Д`υ)


 本日のテーマは「ビジネス文書 part2」です!基本的なビジネス文書の書き方についてお話します!コツやポイントを押さえておけば悩まずに書くことができると思います!


 前回「ビジネス文書 part1」ではビジネス文書の目的についてお話ししています。まだ読んでいない方はぜひそちらから先に読んでみてください(*'▽')↓

ビジネス文書Part1





まずはビジネス文書に必ず必要な項目を確認しましょう。

  • 作成した日付

  • 作成者の氏名

  • 作成者の所属先

  • タイトルと要件

  • 共通の書式を利用する場合は、書式の番号


 ビジネス文書では、読み手が読みやすく、伝わりやすいように表現や内容を工夫することが大切です。読み手が知らない言葉を使ったり、伝えることをひたすら文章にして書くのはマナー違反です。そのようなことがないようにひとつひとつポイントを抑えていきましょう☆



  • 読み手を想定する

  • テーマに対する読み手の知識や経験に合わせて文章を書く。

  • 不足な点や、疑問をもたれる点はないか確認する。

  • 専門用語を用いるときは、わかりやすい言葉に変えたり、解説を加えたりする。


  • 目的を見据え、正確に書く

  • 読み手にどんな行動を取ってほしいのか、到達するゴールを明確にする。

  • 読み手にとって不要な情報は書かない。

  • 結論は最初に述べる。(結論を先にしない文書もあるので注意が必要!)


  • 文章の内容はできるだけ簡潔に書く

  • 一文を短くする。

  • 不要な情報や語句を繰り返して使わない。

  • 語句の重複や回りくどい表現を避ける。

  • 箇条書きを活用する。



最後になりますが、ビジネス文書は情報の抜けや漏れがあってはいけません。「5W3H」(When 日時、Where 場所、Who 誰が誰に、What 目的、Why 理由、How 方法・手段、How much 費用、How many 数量)を意識して書く・見直すことを徹底しましょう。そして、前回の繰り返しになりますが、ビジネス文書の目的は「伝達」と「記録」です。読み手にわかりやすく、正確に伝えることが最も重要であるということを頭において書くことを心がけましょう('ω')




【今日のまとめ】